El servicio adecuado para cada momento de su empresa
Desde una organización inicial hasta un programa de mantenimiento continuo: cada solución está calibrada para un tamaño de empresa y un nivel de urgencia diferente.
Volver al inicioDiagnóstico primero, estructura después
Antes de mover o renombrar un solo documento, nos tomamos el tiempo de entender cómo funciona su empresa. Quiénes crean documentos, con qué frecuencia, desde dónde los acceden y qué pasa cuando alguien no los encuentra.
Solo con ese mapa claro diseñamos una estructura de carpetas y etiquetas que encaje con su operación real. El resultado no es un sistema genérico, sino uno que su equipo adopta con naturalidad.
Diagnóstico
Estado actual del archivo y flujos de trabajo
Diseño
Estructura adaptada a su operación real
Implementación
Clasificación y migración de documentos
Entrega
Guía escrita para autonomía total
Configuración de Organización Documental
Un servicio puntual diseñado para oficinas que acumularon años de documentos sin estructura clara. Clasificamos, nombramos y organizamos todo lo que existe en una carpeta limpia y navegable. Al final, su equipo recibe una guía de uso para mantener el orden de forma autónoma.
Este servicio es de carácter organizativo y administrativo. No incluye evaluación del contenido regulado de ningún documento.
Lo que incluye
- Diagnóstico del estado actual del archivo
- Estructura de carpetas personalizada
- Sistema de etiquetas con leyenda propia
- Clasificación y migración de documentos existentes
- Guía escrita de uso y mantenimiento
- Acuerdo de confidencialidad
Precio del servicio
$460.000 COP
Pasos del proceso
- 1Reunión inicial para entender el flujo documental
- 2Propuesta de estructura y aprobación por su equipo
- 3Clasificación y migración de todos los documentos
- 4Revisión de calidad interna
- 5Entrega con guía de uso y sesión de preguntas
Pasos del proceso
- 1Diagnóstico y levantamiento del inventario documental
- 2Organización completa según la metodología de Documex
- 3Revisión de integridad: firmas, fechas, campos esenciales
- 4Lista de verificación con hallazgos para su equipo
- 5Entrega de reporte resumen y guía de uso
Paquete de Archivo y Revisión
Un paso más allá de la organización: además de estructurar su archivo, revisamos cada documento para verificar que esté completo en sus elementos básicos — firmas presentes, fechas completas, campos mínimos diligenciados. Los faltantes se señalan en una lista de verificación para que usted o su equipo los atiendan.
Esta revisión es administrativa, no regulada. No emitimos conceptos sobre el fondo jurídico, contable ni técnico de los documentos.
Lo que incluye
- Todo lo incluido en la Solución 01
- Revisión de integridad documental (firmas, fechas, campos)
- Lista de verificación de faltantes por documento
- Reporte resumen ejecutivo con hallazgos
- Sesión de presentación de resultados
Precio del servicio
$1.900.000 COP
Programa de Archivado Gestionado
Para organizaciones que generan documentos de forma constante y necesitan que su archivo se mantenga ordenado mes a mes. Un coordinador dedicado incorpora los documentos nuevos según un calendario acordado, mantiene la nomenclatura coherente y produce resúmenes trimestrales del estado del archivo.
Programa puramente operativo y administrativo. Sin conceptos regulados de ningún tipo.
Lo que incluye
- Coordinador dedicado asignado a su cuenta
- Incorporación mensual de documentos nuevos
- Mantenimiento de estructura y nomenclatura
- Seguimiento de fechas de retención documental
- Resumen trimestral del estado del archivo
- Acuerdo de confidencialidad renovado
Precio mensual
$3.750.000 COP/mes
Ciclo mensual del programa
- →Recepción de documentos nuevos del período
- →Clasificación y archivo según nomenclatura acordada
- →Actualización del registro de retención
- →Confirmación de cierre mensual al coordinador de su empresa
¿Cuál solución le conviene?
Use esta tabla para identificar el punto de partida más adecuado.
| Característica | Configuración Org. |
Archivo & Revisión |
Archivado Gestionado |
|---|---|---|---|
| Estructura de carpetas | |||
| Guía de uso escrita | |||
| Revisión de integridad documental | |||
| Reporte resumen de hallazgos | |||
| Coordinador dedicado | |||
| Mantenimiento mensual continuo | |||
| Control de retención documental | |||
| Precio | $460.000 | $1.900.000 | $3.750.000/mes |
Ideal para
Configuración
Oficinas pequeñas que necesitan ordenar un archivo acumulado por primera vez.
Ideal para
Archivo y Revisión
Empresas que quieren ordenar y también verificar la completitud de sus registros.
Ideal para
Archivado Gestionado
Equipos medianos con flujo documental constante que quieren delegar el mantenimiento.
Protocolos comunes a todas las soluciones
Acuerdo de confidencialidad
Siempre antes del primer acceso a sus documentos.
Alcance definido por escrito
Sin actividades fuera del alcance acordado sin conversación previa.
Revisión de calidad interna
Un segundo miembro del equipo verifica la consistencia antes de entregar.
Sin conceptos regulados
Nuestro trabajo es administrativo y operativo, no jurídico ni contable.
Compatible con sus herramientas
Trabajamos sobre lo que ya usa: Drive, OneDrive, NAS u otras carpetas compartidas.
Documentación del sistema
Entregamos siempre la guía escrita para que su equipo sea autónomo.
Tarifas claras, sin costos ocultos
Puntual
Configuración Org.
$460.000
COP — pago único
- Estructura de carpetas
- Sistema de etiquetas
- Guía de uso escrita
Integral
Archivo y Revisión
$1.900.000
COP — pago único
- Todo lo de Configuración
- Revisión de integridad
- Reporte resumen
Continuo
Archivado Gestionado
$3.750.000
COP / mes
- Coordinador dedicado
- Mantenimiento mensual
- Resúmenes trimestrales
¿Cuál solución se ajusta a su empresa?
Escríbanos con una descripción breve de su situación y le ayudamos a elegir sin compromiso.
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